【自分を変えたい!】こうしてすぐにやる習慣を手に入れました。

  • 仕事が遅い
  • やり忘れが多い
  • ミスが多い

年齢も30歳を超え、中堅やベテランと呼ばれる立場になりましたが、年々自信を失っている自分がいました。忙しくていつ事務仕事をすればいいのかわからない。現場に入ると事務仕事は定時以降にしかできない。事務仕事を定時内にしようとすれば、現場から不満が上がる。うまいことやればいいんだろうけれど、それがわからない。失敗経験に基づいた、成功体験を書いていきます。

1:書類のファイリング

失敗

多くの書類をクリアファイルに挟んで整理していました。
クリアファイルは薄いので、横置き・縦置きにしても何がはさまっている
のかわかりません。

成功

分厚いファイルバインダーに整理しました。
1枚しか入れていなくても分厚いファイルバインダーに綴じました。
背表紙に大きくラベルを貼りました。

成功ポイント

「自分のデスク、自分の書類」ではなく、
「みんなが使う、みんなのデスク、書類」である。

誰が見ても探す必要が無いほど、書類の居場所がわかるようになりました。インパクトがあることで「やらなきゃ」という意識が自然と湧きます。

2:デスクに何も置かない

「何も置かない」は極端ですが、何も置かないエリアをデスクの60%ほど確保しています。目的は「すぐに作業ができること」。

メリット

  1. 紙1枚に手書きするときに、下に何もないから字や線がガタガタせずに綺麗に書ける。(下にノートや不要な紙があると書きにくいです)
  2. 同僚が電話のメモや、頼み事のメモ、届いた書類を置きやすい。(自分にとってはメモを失くさない予防策になります)
  3. 自分だけではなく誰が見ても気持ちがいい。
  4. デスクが元通り60%の空間を取り戻せたら、仕事終了の証になります。

3:まとめて処理しない

今までは…

  • レシートや入力はとりあえずクリアファイルに保管して、月末にまとめて処理していました。
  • レシートが見つからなかったり、順番に並べ替えたり、数字が合わなかったりして大変でした。
  • それを見ている職員も不安げで、僕を信用できなかったと思います。
  • 月末に思いの他時間がかかったり、別の用事が入ると優先順位がつけられなくなり、パンクし、提出も遅れていました。
  • 保管=後回しの状態でしたので、毎日「今日もできなかった…」というモヤモヤが自信喪失の原因でもありました。

現在は…

  • 毎日その都度ファイリングして入力しています。
  • その場でおつりを確認するので数字も狂いません。
  • 一つ処理するのに5工程ほどありますが、2~3分ほどで終わります。
  • 月末に別の用事が入っても大きな支障にならなくなりました。
  • 毎日のコツコツ感を味わうことができます。習慣として身に付きました。
  • 保管=処理完了の状態なので達成感があり、脳からモヤモヤがなくなり、容量を増やすことにつながりました。
  • デスク上にもレシートや書類が残らないのですっきりします。

まとめ

すっきりした環境、自分だけじゃなくてみんなのための環境を意識して変えたことで、業務が習慣化されました。

自分を無理に動かそうとすると、大きなエネルギーが必要で、蟻地獄のような罠にはまってしまいます。次第に「自分は何をやってもダメな人間だ」と思うようになってしまいます。僕はまさに今がそうで、少しずつ道を切り開いています。

自分が行動してしまう習慣を身に付け、自分を動かす勝ちパターンを持っていきましょう。


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