仕事が遅い人【必見】まずは整理!

仕事をしていると、毎日毎日やることが多すぎてパンクしてしまいますよね。

僕はデイサービスセンターで生活相談員をしています。介護、相談業務だけではなく、備品発注、電話応対、来客者応対、書類作成、請求業務、経費管理、業務分担、物品確認、公用車管理…などきりがありません。

頼まれたことをやり忘れたり、行事企画や事業をなかなか前に進めることができませんでした。みんな優しくフォローしてくれますが、少しずつ「忘れっぽい、行動が遅い」のレッテルが貼られていることを無視することはできない状態になっていました。

情けない、悔しい、ダメ人間だ…と頭痛薬を飲みながら試行錯誤してきたので、やってきたことをまとめたいと思います。

結論から言えば「整理整頓」。これが何よりも基本でした。

こんな人を対象に書いています。

  • 仕事が遅い人
  • やり忘れが多くて悩んでいる人
  • 周りの人の目が気になっている人

ふせんでメモ

ふせn

頼まれたこと、忘れてはいけないと思ったことをふせんにメモするようにしていました。いろんな種類のサイズを用意して。

しかし問題が。

デスクに貼れば、書類に埋もれました。見つけ出した時にはタイミングを逃しています。

粘着力が弱まり、剥がれ落ちているときもありました。

目立つようにブックスタンドに貼りましたが、視界に入っても気が付かない。

メモができるリストバンド

入浴介助中にも書ける優れもの。濡れても消えません。

入浴介助中に頼まれたこと、相談、提案等をメモできます。

消しゴムで消せます。ボールペン跡が残るので、たまに漂白液に浸していました。

しかし問題が…。

ふせんにしても、wemoにしても、メモしたことを忘れてしまうのです。


原因は、メモする目的

情けなくて、落ち込む毎日です。メモをしても、一向に仕事ができるようになりません。精神状態も不安定でした。記憶力の無さと仕事の遅さがひどく、自分は正常ではないと思い、心療内科も受診したりしていました。診察結果は正常でした。

僕には、よく比べられる先輩がいました。少し年上でバリバリ仕事をこなす、いわゆる「デキる人」。同じ職場で働いていましたが、先輩が異動する際に、「なんで異動するのがともやじゃなくて〇〇さんなん」と冗談でも言われてしまう始末でした。

先輩に対して嫉妬心が溢れていましたが、尊敬できる人でもあったので、先輩の仕事の処理の速さを思い出していました。

先輩も、よくふせんにメモしてデスクに貼っていました。でも、帰るころには何も残っていませんでした。きっちり処理していたのです。

一方僕は、忘れないことが目的になって、処理することにまでたどり着いていませんでした。今思えば驚くことですが、「忘れてはいけない」ことに囚われていたので、メモをして忘れないことが何より重要だとおもってしまっていました。

要するに、「メモをする」こと自体、後回しにしているということでした。

メモする前にやってしまう

すぐやる

これが効果抜群でした。

デスクに戻り、メモをして、貼る場所に悩んで…などとしてる間に片付く仕事がほとんどでした。

電話、相談は話題に上がった時点で行います。リハビリパンツの予備を切らしたらすぐ電話をし、月末にしていた経費管理はお金が動くたびに行いました。頼まれごとがあれば、その時に。

その時にやり切れない時間のかかる仕事だっていくらでもあります。

そんな時は、関係性のある書類や物を手に取り、そこにメモを書いてデスクに置く。これで、作業が数パーセントでも進み、書類の準備も少しできました。

少し取り掛かっていることで、脳に記憶されます。デスクに戻れば書類を目にして思い出します。これはワーキングメモリの活用でもありますので、ワーキングメモリについてはまた別の記事で書きますね。参考書類「超 すぐやる!仕事の処理速度を上げる科学的な方法」を載せておきます。

すぐにやれる環境づくり

片付いたデスク

この、「すぐにやる」ために必要なのが整理整頓です。

  • デスク上に何も置かない広いスペースを確保。
  • とりあえず溜めていた書類はカメラやスキャナーでPCに保存。
  • 書類、メモ、ふせんを置くための広いスペースです。
  • 自分が忘れないために、ではなく、誰が見ても使いやすいわかりやすいデスク作り。
  • 帰る時には、何もデスクにない状態。これで仕事も心もすっきり処理できます。

それでも、忙しくてデスクがぐちゃぐちゃになる時はあります。そんな時は忙しくても、まずは整理整頓から始めます。ごちゃごちゃしていると、優先順位もわからなくなります。

また、複数の仕事に手を付けていると、必ず電話や相談が入ります。そうなると、中途半端になり、やり忘れが生じます。

整理整頓をして、仕事に一つずつ確実にこなしていく。

ひとつずつなら、電話や相談があってもパニックになりにくいですしね。

整理整頓をして、心の整理をして、デキる男を一緒に目指しましょう♪


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